Canon - tuottavuuteen kasvua digitaalisesta työtilasta

Canon valjasti projektinhallinta ja –viestintäympäristökseen AAPOn, josta Canonilla oli jo ennestään hyviä kokemuksia. Lopputulos? Markkinointikoneisto vedosti, hyväksyi ja lokalisoi viidelle eri kielelle yhteensä 300 banneria ja markkinointimateriaalia vain kuukaudessa.

Canon on yksi Suomen tunnetuimpia brändejä ja alansa suurimpia toimijoita neljällä päätoimialallaan: kuvantamisen ratkaisut, tulostuksen- ja informaationhallinnan ratkaisut, digitaalisen painamisen ratkaisut sekä lääketieteen ratkaisut.

Loppuvuodesta 2014 Canonilla oli edessään usealle toimistollekin tuttu haaste: Miten hallita markkinointiviestinnän projekti, jossa osallistujia on useasta eri maasta ja toteuttajia kolmesta eri mainostoimistosta? Projektille tarvittiin työtila, johon osallistujia voidaan lisätä tarpeen mukaan nopeasti, ja jossa kaikki vedokset, hyväksynnät, lokalisoinnit, presentaatiomateriaalit sekä seuranta ja raportointi hoidettaisiin keskitetysti.

Canon valjasti projektinhallinta ja –viestintäympäristökseen Joiqun, jonka käytöstä Canonilla oli jo ennestään hyviä kokemuksia mainostoimisto Avalonin kanssa. Lopputulos? Markkinointikoneisto vedosti, lokalisoi viidelle eri kielelle ja hyväksyi yhteensä 300 banneria ja markkinointimateriaalia kuukaudessa.

Miten tämä tapahtui käytännössä?

Canon valjasti käyttöönsä tavoitteellisen ja ketterän työskentelyn Joiqun avulla: Projekti jaettiin osaprojekteihin, johon tekijät, asiakas ja kolmannet osapuolet liitettiin ja jossa keskustelut käytiin keskitetysti. Näin säästyttiin turhalta sähköpostirumbalta, lisättiin toiminnan läpinäkyvyyttä ja osallistettiin koko toimitusketju projektin toteutukseen.

Tuottavuuteen vaikutti positiivisesti myös se, että kiperät ja kiireelliset kysymykset ja niihin vastaaminen joukkoistettiin: vaikkei asiasta kysytty henkilö päässyt heti vastaamaan tai hyväksymään asioita, pystyi joku toinen samasta organisaatiosta toimimaan heidän tilallaan, ja näin ollen työn flow ei keskeytynyt yhden ihmisen ollessa estynyt. Pilvessä sijaitseva palvelu varmistaa myös sen, että osallistujat saavat ilmoitukset uusista tapahtumista ja viesteistä reaaliajassa, laitteesta riippumatta. Näin saavutettiin huomattavia aikasäästöjä projektin resursoinnissa, vähennettiin päällekkäistä tekemistä ja lisättiin tehokkuutta.

"Tehostimme työhön kulunutta aikaa merkittävästi palvelun avulla. Tiedonkulku ja projektien sekä hyväksyntöjen läpivienti nopeutui huomattavasti, kun tieto ei ollut yhden ihmisen takana jumissa. Työn kulkua ja tehtyjä asioita on myös helppo tarkastella nopeasti. Olemme erittäin tyytyväisiä palvelun tuomiin hyötyihin."

Kati Lindholm
Markkinointipäällikkö, Canon Oy

Tulokset

Kaiken kaikkiaan projektin läpivienti Joiqulla on lisännyt Canonin asiakastyytyväisyyttä ja mikä tärkeintä, kehittänyt olemassa olevia prosesseja tehokkaammiksi ja tuottavammiksi. Työtilan hyödyntäminen koko projektin eri vaiheissa on synnyttänyt uuden tavan toimia, mihin Canon on ollut erittäin tyytyväinen. Kati arvioikin, että Joiqun avulla projektin tuottavuutta pystyttiin parantamaan jopa 30 %.