Suomen viidenneksi suurin Apple-jälleenmyyjä, ja jo 90-luvulla verkkokauppabisneksen aloittanut Musta-Pekka halusi virtaviivaistaa uuden yrityspalvelunsa käyttöönottoprosessia ja osallistaa asiakkaat mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Joiqun avulla Musta-Pekka on merkittävästi vähentänyt projektinhallintaan kuluvaa aikaa, nopeuttanut läpivientejä sekä parantanut asiakastyytyväisyyttään huomattavasti. Tutustu koko tarinaan alta!

Haasteet toiminnassa

Musta-Pekan mobiili- ja palveluvaihdesovellus Mustalinja tuottaa nykyaikaisia ja laiteriippumattomia vaihdepalveluja pienille ja keskisuurille yrityksille. Palvelun käyttöönottoprojektit ovat nopeita sprinttejä myynnin ja asiakkaan välillä, mihin liittyy paljon speksejä, muutoksia ja tiedostojen vaihtelua edestakaisin. Musta-Pekka huomasi päivittäisen toiminnan ongelmina etenkin yksittäisten henkilöiden taakse sähköposteihin jäävän tiedon sekä projektiviestinnän pirstaloitumisen useaan eri kanavaan, jolloin projektipäällikön tai myyjän ollessa tavoittamattomissa tuotanto- ja suunnittelutyö seisoivat paikallaan.

Myös tiedon jakaminen asiakkaalta tiimille ja toisinpäin kuormitti turhaan myyjiä, sillä usein kyse oli pelkän informaation välittämisestä muille projektijäsenille. Myyjien ja työntekijöiden vaihtaessa projekteja oli vaikea löytää historiaa siitä, mitä alkuvaiheessa oli jo tehty tai sovittu. Ylimääräinen ja turhauttava tiedon etsiminen vei aikaa oikeasta, tuottavasta työstä.

Miten palvelumme auttoi

Musta-Pekalla oli jo toimivat ja hiotut prosessit itse palvelun ylläpitoon ja muuhun hallintaan, mutta käyttöönottoon sopivia työkaluja ei ollut vielä löytynyt. Palvelumme nopea käyttöönotto, kotimaisuus sekä erinomainen käytettävyys sai päätöksen syntymään nopeasti. ”Halusimme palvelun, jolla virtaviivaistaa käyttöönottoja entistä tehokkaammaksi ja miellyttävämmäksi niin asiakkaille kuin omiakin toimintojamme paremmin tukemaan”, avaa Musta-Pekan toimitusjohtaja Jussi Patopuro.

Palvelun avulla Musta-Pekka koostaa kaiken palvelunsa käyttöönottoon liittyvän projektiviestinnän ja tiedostot yhteen keskitettyyn sijaintiin, johon sekä asiakkailla että tiimillä on pääsy ajasta ja paikasta riippumatta. Näin myyjät voivat dokumentoida asiakashistorian alusta asti, johon on sitten helppo tarvittaessa palata. Myös raportointiin käytetty aika on minimoitu avaamalla projektiviestintä ja töiden edistyminen johdolle, jolloin säästetään kaikkien aikaa.

Käyttöönoton alkutapaamisen jälkeen asiakas tuodaan mukaan palveluun, mahdollistaen osallistumisen ja vaikuttamisen koko projektin elinkaaren aikana. ”Palvelussa on kaikki asiakkaaseen ja projektiin liittyvä viestintä ja dokumentit alusta asti tallessa. Ratkaisun räätälöinti on helppoa sekä asiakkaille että meille, kun viestintä on läpinäkyvää ja asiakas pääsee vaikuttamaan mahdollisimman paljon itse lopputulokseen”, Jussi jatkaa.

”Ennen tiedon etsimiseen ja sähköpostiviestien välittämiseen kului turhaan työaikaa. Se saattoi hidastaa ajoittain projektien läpivientiaikaa merkittävästikin. Nyt myyjien vaihtaessa asiakkuuksia tai uusien työntekijöiden tullessa mukaan heidät on helppo liittää projektiin, jolloin jo käydyt asiat ja resurssit ovat välittömästi nähtävissä ja osaajat ajan tasalla”.

Joiqun erittäin nopea käyttöönotto alussa yllätti Musta-Pekan erityisen positiivisesti. Ensimmäiset asiakkaat olivat palvelussa jo saman päivän aikana. Nykyään uudet käyttöönottoprojektit ovat pystyssä vain muutamassa minuutissa, mikä on nopeuttanut projektinhallintaa ja vähentänyt päällekkäistä tekemistä merkittävästi. Nyt kaikki projektin osallistujat ovat ajan tasalla ja voivat reagoida välittömästi kysymyksiin tai muutoksiin, eikä projektipäälliköiden tarvitse erikseen ohjeistaa tiimejä.

Yhteenveto

• Keskitetty sijainti Mustalinjan käyttöönoton viestinnälle ja dokumenteille
• Vähemmän päällekkäistä tekemistä, hukassa olevaa tietoa ja turhia sähköposteja
• Käyttöönottoprojektien läpivientiin kuluva aika puolittui