”Joiqun digityötila on hyvä työkalu tapahtumajärjestelyiden eri sektoreiden yhteen sovittamiseen. Sekä keskustelu että tietojen jakaminen ovat nyt läpinäkyvämpiä eri valiokuntiemme välillä, joka tehostaa meidän kaikkien työtä.”


Sami Leinonen
Pääsihteeri

Napapiiri-Jukolan viesti kulkee järjestäjien kesken Joiquten

Napapiiri-Jukola 2020 -järjestelytoimikunta kaipasi yhteistä alustaa materiaalin hallinnalle sekä sisäiselle viestinnälle. Digitaalisessa työtilassa tiedostot ja keskustelut löytyvät nyt keskitetysti, eikä niitä tarvitse kaivaa viestitulvan keskeltä eri viestintävälineistä ja -kanavista.

Hajaantunut sisäinen viestintä järjestelytoimikunnan haasteena

Jukolan viestin kiertävä järjestysvuoro on Rovaniemellä Ounasvaaran Hiihtoseuralla, kun Napapiiri-Jukola kisataan kesäkuussa 2020. Jukolan järjestäminen on usean vuoden projekti, jossa mukana on useankymmenen hengen järjestelytoimikunta sekä suuri joukko talkoolaisia. Napapiiri-Jukolan järjestelytoimikunnan ydinporukka on noin 40 hengen vahvuinen, joka jakaantuu 14 valiokuntaan.

Aikaisemmin valiokunnilla oli omat tapansa tiedonhallinnalle, kun käytössä oli sekalainen joukko tiedostonhallinnan pilvipalveluita ja sähköposteja liikkui valiokuntien jäsenten välillä tiuhaan. Hajaantuneesta sisäisestä viestinnästä heräsi ajatus, että yhteinen alusta kertyneiden tietojen hallintaan sekä keskustelulle voisi tehostaa kaikkien työskentelyä.

Joiqun digitaalinen työtila on ollut Ounasvaaran Hiihtoseuralla seurakäytössä jo pidemmän aikaa. Sitä kautta syntyi ajatus, että myös Napapiiri-Jukolan järjestelytoimikunta hyötyisi Joiqun käytöstä.

”Kun 14 valiokuntaa suunnittelee ja tekee erilaisia suunnitelmia ja dokumentaatiota, on hyvä olla yhteinen alusta kaikelle materiaalille ja keskustelulle, missä pystytään tsekkaamaan mitä toinen valiokunta on suunnitellut ja sitä kautta peilata omaan suunnitteluun”, kertoo Napapiiri-Jukolan pääsihteeri Sami Leinonen.

Viesti kantaa eteenpäin – digitaalinen työtila tehostaa valiokuntien työtä

Joiqun digitaalisen työtilan käyttö sisäisessä viestinnässä on tuonut läpinäkyvyyttä Napapiiri-Jukolan järjestelytoimikunnan työskentelyyn. Tiedon hallinta ja välitys on helpottunut ja tieto tavoittaa henkilöt hyvin, kun kaikilla palvelua käyttävillä on laaja näkyvyys kaikkien valiokuntien työhön. Usean eri valiokunnan, jotka edustavat tapahtuman eri sektoreita, tulisi toimia saumattomasti yhteen, ja tämän Joiqu mahdollistaa.

Pääsihteeri Leinonen nostaa esille myös hyödyn siitä, että viestin kirjoittaja voi seurata kuka on käynyt lukemassa uusimmat keskustelut. Tällöin vähemmän aktiiviset palvelun käyttäjät voidaan aktiivisesti kutsua uudelleen mukaan heidän roolinsa kannalta keskeisiin keskusteluihin. Leinonen kokeekin Joiqun keskusteluominaisuudet erinomaisiksi.

Pelkkään tiedostonhallintaan perustuvien pilvipalveluiden käytön jälkeen Joiqun käyttöönotto vaati uuden logiikan omaksumista, mutta Leinonen kokee saaneensa erinomaista asiakaspalvelua ja tukea, jotta Joiqua osattaisiin hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla.

Napapiiri-Jukolaa seuraa Mynämäellä järjestettävä Lukkari-Jukolan viesti vuonna 2021, jonka järjestelyt ovat luonnollisesti jo hyvällä alulla. Joiqu työkaluna voisi viedä viestiä myös tulevien vuosien tapahtumajärjestäjille, joiden ei tarvitsisi kasata tapahtumakokonaisuutta aina nollasta lähtien. Digityötilaan luotu rakenne voidaan kopioida seuraavien vuosien tapahtumien järjestäjien käyttöön, ja vanhat opit pysyvät keskitetysti tallessa.

Jukolan viesti on maailman suurin ja arvostetuin viestisuunnistustapahtuma, joka järjestetään aina kesäkuussa vuosittain vaihtuvilla paikkakunnilla. Napapiiri-Jukola järjestetään Rovaniemellä 13.-14.6.2020. Jukolan viesti on jo vuosia ollut osanottajamäärältään Suomen ylivoimaisesti suurin harrasteliikuntatapahtuma.

Siirry verkkosivuille