24.08.2015

Viisi työpäivän syntiä

Aksu Lämsä
Marketing Manager

Projektipäälliköt ja projektinhallinta mielletään usein konsulttien ja hankkeiden värittämäksi taistelukentäksi, mutta tosiasiassa useimmat meistä ovat projektipäälliköitä huomaamattaan: asiakkuusjohtajat, myyntipäälliköt, tukihenkilöt, markkinoinnin ammattilaiset…

Meitä yhdistää muutama tekijä: olemme suurimman osan ajasta tietotyöläisiä, jatkuvassa interaktiossa ja dialogissa kollegoiden, asiakkaiden tai sidosryhmiemme kanssa. Alati kasvava tarve nopeammalle ja tuottavammalle työlle luo haasteita niin ajanhallinnan, asioiden priorisoinnin kuin tehokkuudenkin suhteen – toisin sanoen oman työmme projektinhallinnan osalta. Ohessa muutama sudenkuoppa, johon saatamme tahtomattamme joutua työpäivän aikana.

1. Re:re:re:fwd:re:fwd:re: Toimiston klemmarit hukassa

Jep, olemme varmaankin kaikki olleet  tässä tilanteessa tavalla tai toisella. Sähköposti on hyvä työkalu kahden osapuolen väliseen viestintään, mutta liian usein ketjut paisuvat jopa kymmenien viestien, osallistujien ja rönsyilevien aiheiden sopaksi. Kun mausteeksi lisätään liitteitä, jälkikäteen cc:ksi mattimyöhäsiä tai vahingossa sille väärälle Johannalle lähetettyjä luottamuksellisia tietoja, ovat kaikki katastrofin ainekset porisemassa.

Hallitsemalla projekteja ja niihin kuuluvia henkilöitä keskitetyssä työtilassa vältytään turhan tiedon jappasu, estetään tiedonkulun katkeaminen ja voidaan olla varmoja siitä, ettei tieto karkaa ulkopuolisille.

2. Pullonkaulat ja tiedon pimittäjät

Projektien ja töiden viestinnän, tiedostojen ja informaation kulkiessa yhdeltä osapuolelta toiselle, ja edelleen hänen alaisilleen tai tiimilleen, asetetaan hirvittävä määrä stressiä ja ylimääräistä painetta yhden henkilön harteille. Informaatio saattaa tulkinnasta riippuen edetä tismalleen ehjänä tai täysin päinvastaisena viimeisen kuulijan korviin. Pullonkaulojen ollessa estyneitä vastaamaan tai välittämään tärkeää tietoa tai tiedostoja eteenpäin, kaikkien työt odottavat, eikä tuottavuusmittari liikahdakaan.

Avaamalla viestintä koko tiimille, voimaannuttamalla osallistujat ja viestimällä läpinäkyvämmin sekä sisäisesti että ulkoisesti varmistutaan riittävästä tiedonkulusta, puolueettomasta informaatiosta ja edistetään tuottavampaa työtä.

3. Seuranta, raportointi, koosteet ja… ohoh, päivä onkin jo pulkassa

Sähköposteista, verkkolevyiltä, työkaverin työkoneelta ja postilaatikosta etsittävä tieto vie yllättävän paljon aikaa. Kun tiedostoja, versioita, kommentteja, muutoksia ja lopullisia päätöksiä alkaa metsästämään, olo on kuin alkuasukkaalla. Pitää tökkiä tuonne, haistella täältä, makustella tätäkin ja kaivaa vähän tuosta – eikä välttämättä sittenkään löydy.

Viestinnän, tiedonkulun ja tiedostojen pirstaloitumisen useaan kanavaan voi estää organisoimalla projektit, viestinnän ja tiedostot yhteen sijaintiin, jossa tarkastelu ja seuranta on nopeaa ja vaivatonta vain muutamalla klikkauksella.

4. Mikä se osoite oli? Mistä sen puhelinnumero löytyy? Kuka siitä SCRUMista tiesi?

Tiesitkö, että jopa lähes puolet työpäivästä kuluu turhan tiedon etsimiseen ja kysymyksiin vastaamiseen? Päivä toisensa jälkeen joku kysyy asiaa tai materiaaleja, jotka on toimitettu vain noin 34 kertaa aiemmin, muutaman kerran kyseiselle henkilöllekin. Tuottavuutta tappaa entisestään se, että tähän turhautuu sekä kysyjän että vastaajan aikaa, puhumattakaan odotteluun kuluneista minuuteista – tai pahimmassa tapauksessa tunneista.

Eikö olisi helpompaa, jos tiedot löytyisivät itsepalveluna yhdestä paikasta, aina ajan tasalla ja tarvittavine tiedostoineen? Keräämällä yleistiedon, erikoisosaamisen ja kaiken siltä väliltä varmistat, että aika ei kulu enää kyselyihin, odotteluun tai päällekkäiseen tekemiseen.

5. Raskaat, kalliit ja yliampuvat työkalut

Kun 3 kuukauden mittaisen projektin, hankkeen tai muun tekemisen avuksi valjastetaan Sharepointin tai Jiran kokoisia jättejä, ei ensimmäisiä koulutuksiakaan ehditä pitää, kun projektin deadline on kadonnut kauaksi taustapeiliin. Organisaatioiden kannalta on yhdentekevää, onko projekti jatkuva tai kertaluontoinen, jos työkaluja ei ehditä opetella käyttämään, saatikaan jos projektipäällikkö on ainoa henkilö, joka projektinhallintaohjelmaa tai muita työkaluja tulee ikinä käyttämään.

Myös työkalujen kustannukset suhteessa saavutettuun hyötyyn ovat usein liian suuret. Kankeat, monimutkaiset ja suljetut sovellukset toimivat osaavissa käsissä, mutta asiakkaan, untuvikon tai kumppanin mukaan tuominen maksaa aikaa ja rahaa.

Työkalujen tulisikin olla ketteriä, helppokäyttöisiä ja joustavia. Käyttöönoton tulee voida tapahtua ilman koulutuksia, kymmensivuisia oppaita tai tukihenkilön kokopäiväistä työllistämistä. Ympäristöjen ja työtilojen tulee olla avoimia, jos niin halutaan. Ennen kaikkea kustannusten tulee olla samassa suhteessa projektin vaatimusten ja budjetin kanssa.

Jos huomasit syyllistyneesi yhteen tai useampaan syntiin (tahtomattasi tai tahallisesti), ota yhteyttä niin korjataan tilanne


 

Joiqu on helppokäyttöinen ja tehokas digitaalinen työtila, sosiaalinen intranet ja projektinhallintaohjelma tiimien ja projektien käyttöön. Tee yhteistyötä, kommunikoi ja työskentele tehokkaammin asiakkaiden ja sidosryhmiesi kanssa. Kaikki olennaiset tiedostot, viestintä ja henkilöt yhdessä työtilassa verkossa.

Tagit:

Kommentointi