29.09.2015

Viisi syytä, miksi projektinhallintasi epäonnistuu

Aksu Lämsä
Marketing Manager

Kuten aiemmin blogissamme kerroimme, jokainen tietotyöntekijä voi olla nykyään projektipäällikkö. Työskentelitpä sitten tiimisi kanssa eri kerroksessa, kaupungissa tai maassa, samat ongelmat rasittavat projektien onnistumista ja tuottavuutta: työntekijät tekevät päällekkäistä työtä, käyttävät eri työkaluja työskentelyyn ja kommunikoivat projektiin liittyvissä asioissa useassa eri kanavassa.

Pieneltä vaikuttavat ongelmat ovat paitsi ärsyttäviä ja työntekijää turhaan kuormittavia tekijöitä, niillä on myös merkittävä vaikutus projektien ja töiden onnistumiseen, budjettiin ja tuottavuuteen.

Viisi syytä, miksi projektinhallinta epäonnistuu

  • Liiallinen ja turha sähköpostin käyttö sekä projektiviestinnän hukkuminen muuhun viestintään
  • Projektien informaatio ei ole saatavilla kaikille tiimin jäsenille
  • Viestinnän pirstaloituminen sähköpostin, pikaviestinsovellusten ja sosiaalisen median välille
  • Työkalujen puute eri sijainnissa sijaitsevien työntekijöiden yhteistyössä
  • Keskitetyn sijainnin puute kaikelle viestinnälle, tiedostoille ja informaatiolle projekteissa

Näillä syillä on valitettavasti myös usein työn tuottavuuteen kielteisesti vaikuttavia seurauksia: työntekijöiden aikaa menee hukkaan tietoa, viestejä ja tiedostoja etsiessä, projektien jäsenet turhautuvat tiedon ollessa saavuttamattomissa ja päällekkäisen työn määrä kasvaa, kun projektin jäsenet eivät ole ajan tasalla yhteisestä tekemisestä. Nämä tekijät taas vaikuttavat edelleen projektiin kokonaisuutena: deadlinet paukkuvat useammin, projektien budjetit eivät pidä ja projektien laatu ja tuottavuus heikkenevät. Vilkaise täältä 10 vinkkiämme projektinhallintaan!

Voimme varmasti kaikki olla yhtä mieltä yhdestä asiasta: projektien ja työskentelyn tukena tulisi olla yksi keskitetty sijainti, jossa seuraavat asiat ovat mahdollisia:

  • Viestintä projekteittain järjestyksessä ja historia kaikesta tekemisestä
  • Tiedostojen jakaminen projektin jäsenten ja ulkopuolisten kesken
  • Projektin tiedostot ja viestintä samassa paikassa
  • Yhteinen tietopankki, johon koko projektin töiden ja jäsenten osaaminen ja tietotaito säilötään

Jos koet, että projektisi kärsivät edellämainituista ongelmista, ota yhteyttä asiantuntijoihimme tai aloita ilmainen kokeilusi vaikkapa heti.

P.S. Katso täältä lisää, miten palvelumme ominaisuudet helpottavat projektinhallintaa ja päivittäistä työskentelyäsi.

Tagit: aapo social workspace asiantuntijayritykset collaboration digital workspace dokumentinhallinta projektinhallinta projektiviestintä tietotyö

Kommentointi