18.12.2013

Olisiko jo aika unohtaa sähköposti?

Teemu Hillervo
Sales Manager

Tänä päivänä tiedon tehokas käsittely vaatii nopeaa reagoimista tärkeisiin viesteihin ja tiedostoihin. Tieto on oltava myös saatavilla milloin tahansa.

Pirstaloiko sähköposti tiedonkulun?

Nykyisin sähköpostia tulee niin paljon, ettei viestien lukemiseen ja niihin vastaamiseen kohta riitä kenenkään työtunnit. Yksi sähköposti koskee palaveriaikoja, toinen tiedoksiantoja, kolmas toimintaohjeita ja neljäs sisältää tärkeitä tiedostoja. Näihin vastaaminen muutoksien sekä kommenttien kera hajottaa ja pidentää tiedonkulkua pahimmissa tapauksissa päivillä. Projektinhallinta ja työskentely vaikeutuu luomalla päällekkäisyyksiä ja tietokatkoja, kun viimeisimmät versiot tiedostoista katoavat viestien viidakkoon.

Eikö olisi helpompaa keskittää työn ja projektien kannalta tärkeä viestintä yhteen ainoaan paikkaan, josta se olisi helposti löydettävissä?

Yhteistyö ja projektinhallinta kehittyy aivan uudelle tasolle, kun käytössä on viestintään ja tiedonhallintaan oma kommunikaatioympäristö – sähköinen työtila, sisältää ainoastaan työn kannalta olennaiset viestit ja tiedostot. Viimeisin tieto löytyy aina nopeasti, tiedonkulku ei katkea, projektien aikatauluja ei missata, eikä aika ja tuottavuus valu hukkaan.

Olisiko vihdoinkin aika unohtaa iso osa sähköpostitulvasta? Entä jos vielä voisimme unohtaa kankeat intra- ja extranetit sekä raskaat verkkolevyt? Entä jos investointi kokonaisuudesta olisi enää murto-osa aiemmasta? Olisiko jo ketterämmän kommunikaation aika.

Tagit: collaboration digitalisaatio dokumentinhallinta intranet läpinäkyvyys projektinhallinta projektiviestintä sosiaalinen intranet Sähköposti uusi työ yhteistyö

Kommentointi