06.03.2015

Digitalisaatio ja työkalujen hankinnan vaikeus, osa 2

Aksu Lämsä
Marketing Manager

Ei mitään taikatemppuja

Jos ensimmäisessä osassa pureuduttiin alkutekijöihin ja asetelmiin, jotka tulee olla kunnossa ennen työkalujen hankkimista, niin nyt puhutaan ennemminkin käytännön toimenpiteistä ja vinkeistä. Jos et vielä ehtinyt vilkaista ensimmäistä osaa, pääset siihen tästä.

Sosiaalisten intranetien, verkkotyötilojen ja kollaboraatiotyökalujen käyttöönotosta on tehty nykyään helppoa ja, palvelusta riippuen, alkuun pääsemiseen ei tarvitse – tai valitettavan usein edes tarjota riittävästi – henkilökohtaista tukea. Kuten ensimmäisessä osassa mainittiinkin, uusi työkalu taskuun ja menoksi. Ei ihan.

Tämän seurauksena yksi suurimmista haasteista onkin usein se, miten saada ihmiset oikeasti muuttamaan (lue: kehittämään) toimintatapojaan: esimerkiksi jakamaan tietoa ja osaamista, viestimään avoimemmin ja tekemään yhteistyötä fiksummin. Työkalu on toiminnan kehityksen mahdollistaja, mutta muutos on sen edellytys.

Pitäisi siis saada ihmiset oikeasti uudistamaan tekemistään ja asenteitaan. Mutta miksi muuttua, jos nykyinen toimintatapa on ”ihan hyvä”, tuttu ja turvallinen? Jotta voidaan varmistaa hyvä lähtötilanne uudelle ja ihmeelliselle, tulee muutoksen tuomat hyödyt kommunikoida ja, mikä tärkeintä, ymmärtää koko yrityksen laajuudelta. Arvioitujen hyötyjen puute onkin yksi suurimmista haasteista yritysten digitalisaatiossa. Myös tässä kannattaa kääntyä palveluntarjoajan puoleen: digitalisaation valjastaminen omaan liiketoimintaan ja strategiaan sopivaksi on vaikeaa, jos kokonaisuutta ei pysty tarkastelemaan tästä näkökulmasta.

Kapulat pois rattaista

Muutos herättää lähes aina vastarintaa. Se pelottaa, ärsyttää jopa. Sosiaalisten intranetien ja työtilojen hyödyntämisessä ja käyttöönotossa eräs pelko liittyy mm. liialliseen avoimuuteen: kommentointi ja viestintä saattaa riistäytyä käsistä – toisin sanoen asioista saatetaan alkaa oikeasti keskustelemaan niin, että sen seurauksena jotain saadaan kollektiivisesti aikaan ja kehitetään paremmaksi.

Tässä sosiaalinen intranet ja työtilat ovat kuitenkin organisaation ehtymätön voimavara ja mahdollisuus: ihmiset esiintyvät omilla nimillään, jakavat omia ajatuksiaan, kommentoivat ja heittelevät ideoita, mielipiteitä sekä kehitysehdotuksia. Ylilyöntejä ei tapahdu niin usein, koska vastuu on avoimesti tekijällä, eikä esimerkiksi anonyymin nimimerkin takana. Läpinäkyvyys toimii molempiin suuntiin ja mahdollisuus vaikuttaa asioihin tulee itsestään – ei vain viestijälle, vaan myös kaikille, joilla keskusteluun on pääsy. Johdolla esimerkiksi on henkilökohtaisesti mahdollisuus tarttua asioihin ja kuunnella sekä antaa välitöntä, avointa palautetta.

Johdon panos ja asenne muutokseen onkin ensiarvoisen tärkeää. Työkalu tai palvelu, jossa ei ole valmiiksi mitään sisältöä, on kuin hiekkalaatikko ilman hiekkaa: siellä ei ole mitään tekemistä, ja sen ensimmäisen lapiollisen kaataminen vaatii rohkeutta. Varsinkin, jos oletus on lähtökohtaisesti se, ettei tähänkään asti ole voinut vaikuttaa, joten miksi sitten nyt. Johtajan tulisikin kannustaa muita toimintaan omalla esimerkillään: ollaan rentoja ja uskalletaan kokeilla!

Muutos tai tarve muuttua ei välttämättä aina tule ylhäältäpäin, mutta on tärkeää, että muutoksella on johdon täysi tuki. Jos haluaa muutosta, on oltava itse valmis muuttumaan.

Miten sitten onnistua? Kuuden kohdan checklist

  • Kirkasta tavoitteet selviksi kaikille: mitä halutaan parantaa ja miksi.
  • Osallista palveluntarjoaja avuksi muutokseen ja hyödynnä heidän tietämystään omassa strategiassasi.
  • Vakuuta koko organisaatio muutoksen tuomista hyödyistä.
  • Laadi suunnitelma käyttöönottoon ja jalkautukseen. Pilottiryhmät organisaation sisällä ovat hyvä esimerkki.
  • Johda muutosta ylhäältäpäin oman tekemisen ja esimerkkien kautta. Johto on elintärkeä suunnannäyttäjä muutoksessa.
  • Kehitä toimintaa, mittaa tekemistä ja analysoi tuloksia jatkuvasti.

Haluatko kuulla, miten sähköinen työtila ja projektinhallintaohjelma Joiqu voisi palvella sinua digitalisaation tuomassa muutoksessa ja helpottaa päivittäistä toimintaasi? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!

Tagit: digitalisaatio kollaboraatio muutosjohtaminen projektinhallinta projektiviestintä yritysviestintä

Kommentointi