”Tuo mielenrauhaa, kun tietää, että kaikki tärkeä tieto on yhdessä paikassa ja helposti löydettävissä. Olemme siirtyneet lähes kokonaan sähköisiin kokousmateriaaleihin, mikä helpottaa työskentelyä ja edistää läpinäkyvää tapaa toimia.”


Maikku Raittimo
Hankekoordinaattori

Visit Arctic Europe –matkailunedistämishanke tarvitsi toimintansa tueksi useita palveluita viestintään, tiedottamiseen ja projektinhallintaan. Haasteita toi etenkin aikataulu, sillä hanke oli jo käynnistynyt. Joiqu valikoitui projektiviestinnän ja sidosryhmätiedottamisen alustaksi nopean käyttöönoton ja helpon käytettävyyden vuoksi.

Haasteet toiminnassa

Visit Arctic Europe on Pohjois-Skandinavian alueella toimiva matkailunedistämishanke, jossa projektin ohjausryhmä ja sidosryhmäyritykset tulevat Suomesta, Norjasta ja Ruotsista. Projekti käynnistyi syksyllä 2015 nopealla aikataululla, ja työkalujen puute sidosryhmäviestinnän, tiedottamisen ja projektinhallinnan osalta vaikeutti työtä.

Kolmen maan, parinkymmenen hengen ohjausryhmän ja noin yli sadan yrityksen osallistujien kesken sähköpostilla jaetut hankemateriaalit ja toteutettu viestintä tulisi olemaan kaoottinen yhtälö, jonka estämiseksi kaivattiin pikaista ratkaisua. Tiedon löytäminen sadoista viesteistä, ketjuista ja liitetiedostoista tulisi olemaan lähes mahdotonta. Tieto oli myös usein ihmisten takana, jolloin nopea päätöksenteko ja tiedonkulku oli haasteellista.

Hankkeen taustalle tarvittiin välittömästi palveluympäristö, joka toimisi niin projektin hallinnan ja seurannan apuna kuin projektiviestinnän sekä tiedottamisenkin mahdollistajana.

Visit Arctic Europe –hanke kartoitti monia palveluita, mutta pitkät käyttöönottoaikataulut ja tuen puute pudottivat kilpailijat nopeasti pois kisasta. Yksi tärkeimmistä kriteereistä oli, että alustan tulee palvella kaikkia hankkeen osapuolia: projektihenkilöstöä, ohjaus- ja työryhmiä sekä hankkeen sidosryhmäyrityksiä. ”Persoonallinen ja aktiivinen ote ja tunne siitä, että palveluntarjoaja haluaa olla mukana hankkeemme onnistumisessa vakuutti meidät heti alussa. Joiqu oli myös ainoa palveluntarjoaja, joka pystyi toteuttamaan käyttöönoton välittömästi aikataulupaineesta huolimatta. Palvelu oli myös kokonaiskustannuksiltaan edullisin, mikä on plussaa”, iloitsee Lapin Matkailuelinkeinon liiton projektikoordinaattori Maikku Raittimo.

Miten palvelumme auttoi

Visit Arctic Europe -hankkeen avainhenkilöt sekä ohjaus- ja työryhmät käyttävät digityötilaa hankkeen edistymisen seurannan, kehittämisen ja viestinnän alustana. Kaikki tieto hankkeen tapahtumiin, historiaan ja kokouksiin liittyen on helposti löydettävissä yhdestä paikasta, mikä vähentää sähköpostilla tapahtuvia kyselyjä, nopeuttaa tiedonkulkua sekä helpottaa tiedon löytymistä.

Keskitetty tietovarasto hankkeen osalta varmistaa sen, että myös hankkeen uusilla jäsenillä on käytettävissä sama tieto kuin alusta asti mukana olleilla. Tämä vapauttaa myös perehdyttämiseen kuluvaa aikaa, sillä hankehistoriaa pääsee tarkastelemaan vapaasti.

Palvelu mahdollistaa myös helpon tiedottamiskanavan sidosryhmäyrityksille, jotka löytävät palvelusta koostettuna sekä menneet että tulevat tapahtumat, materiaalit ja hyödylliset vinkit. Avoin viestintä mahdollistaa myös entistä syvemmän vuorovaikutuksen hankkeen ohjausryhmien ja yritysten välillä, osallistaen arvokasta tietoa ja näkemystä omaavat yrittäjät sekä työntekijät mukaan hankkeen ideointiin ja kehitykseen.

Visit Arctic Europe säästää Joiqun myötä merkittävän määrää paitsi aikaa, myös arvokasta ympäristöä. Ennen kokouksiin tulostettavat materiaalit ja muistiot löytyvät nyt pilvestä, myös niille jotka eivät pääse paikalle tai haluavat palata asioihin jälkeenpäin. Samalla hankehistoria arkistoituu itsestään Joiquun. Maikku kertookin palvelun tehostaneen työhön käytettyä aikaa: ”Tuo mielenrauhaa, kun tietää, että kaikki tärkeä tieto on yhdessä paikassa ja helposti löydettävissä. Olemme siirtyneet lähes kokonaan sähköisiin kokousmateriaaleihin, mikä helpottaa työskentelyä ja edistää läpinäkyvää tapaa toimia.”

Yhteenveto

  • Kaikki hankkeen tiedot keskitetysti yhdessä sijainnissa, työryhmien ja sidosryhmien saatavilla
  • Hankkeen historiaa on helppo tarkastella jälkeenpäin
  • Tiedonkulku nopeutui merkittävästi

 

Visit Arctic Europe

Visit Arctic Europe on Interreg Nord -ohjelman hanke, jonka tavoitteena on Pohjois-Skandinavian alueen kehittäminen yhtenäiseksi laadukkaaksi matkailualueeksi, joka on kansainvälisesti kilpailukykyinen ja tunnettu arktinen matkailukohde. Hankkeessa keskitytään vahvasti matkailumarkkinointiin ja sen tueksi vahvistetaan alueen matkailutoimijoiden verkostoitumista ja yhteistyötä myös kansainvälisten matkanjärjestäjien kanssa.

Siirry verkkosivuille

Kommentointi